Uno de los errores más costosos en pequeñas empresas, ferreterías, tiendas y distribuidoras es perder el rastro del costo real de los productos. Cuando compras a diferentes precios a lo largo del mes, no puedes calcular tu utilidad simplemente restando el precio de la última compra.
Aquí es donde entra el Kardex por Costo Promedio Ponderado (CPP), el método más recomendado por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF / NIC 2) para inventarios rotativos.
¿Qué columnas debe tener un Kardex profesional?
Para estructurar una hoja de control sin fórmulas complejas ni macros, divide tu tabla en cuatro secciones principales:
- Información del movimiento: Fecha, Comprobante / Factura, Detalle (Compra, Venta, Devolución).
- Entradas (Compras): Cantidad comprada, Costo unitario de compra, Costo total (Cantidad × Costo unitario).
- Salidas (Ventas): Cantidad despachada, Costo unitario promedio, Costo total de salida.
- Saldos acumulados: Cantidad en stock, Costo promedio ponderado actual, Valor total del inventario.
El costo unitario promedio solo cambia cuando hay una nueva entrada (compra). Cuando vendes, la mercancía sale al costo unitario promedio calculado en el movimiento inmediatamente anterior.
La fórmula matemática clave
En cada fila de entrada, el nuevo costo unitario promedio se calcula así:
Nuevo Costo Unitario = (Valor total anterior + Valor total de la entrada) / (Stock anterior + Cantidad entrada)En Excel, suponiendo que el stock anterior está en J5, el valor total anterior en L5, la cantidad que entra en D6 y el valor de compra en F6:
=SI(D6>0; (L5 + F6) / (J5 + D6); K5)Alertas de stock mínimo con formato condicional
Para evitar quedarte sin mercancía en los momentos de mayor venta, define una columna de Stock Mínimo. Luego selecciona la columna de Stock Actual y añade una regla de formato condicional:
- Selecciona el rango de existencias (ej.
J6:J100). - Ve a Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
- Elige "Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato".
- Ingresa
=J6<=$M$2(donde M2 es tu parámetro de alerta). - Elige un relleno rojo claro o amarillo de advertencia.
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Conclusión
Llevar un Kardex en Excel te permite calcular con exactitud la utilidad bruta de cada periodo, declarar tus inventarios con tranquilidad fiscal y optimizar tu capital de trabajo evitando compras innecesarias.